Dükkan Kiralamak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir? 10 Maddelik Liste
Bir dükkan kiralanırken yalnızca kira bedeli ve sözleşme süresi üzerinde anlaşılması yeterli değildir. Kiraya verenin mülk üzerindeki yetkisi, kiracının gerçek kişi veya şirket olması ve dükkanın yapılacak işe uygunluğu da belgeler üzerinden kontrol edilmelidir. Dükkan kiralamak için hangi belgeler gerekir? Şirket adına dükkan kiralanırken hangi evraklar hazırlanmalıdır? Kira sözleşmesi ile işyeri ruhsatı için gereken belgeler aynı mıdır? Konuya ilişkin merak edilen soruların cevaplarını sizler için araştırdık.
Bu İçerikte Neler Var?
- Dükkan kiralamak için gerekli belgelerin kısa listesi
- Kimlik belgesi
- Tapu kayıt örneği
- Dükkan kira sözleşmesi
- Vekaletname veya yetki belgesi
- İmza sirküleri veya imza beyannamesi
- Ticaret Sicili Gazetesi
- Vergi levhası ve vergi numarası
- Faaliyet belgesi veya oda kayıt belgesi
- Mali yeterlilik ve teminat belgeleri
- Depozito makbuzu ve teslim tutanağı
- Dükkan kiralama belgeleri ile ruhsat belgeleri arasındaki fark
Dükkan kiralamak için gerekli belgeler nelerdir? Dükkan kiralama sürecinde hazırlanacak dosya; kiracının gerçek kişi veya şirket olmasına, kiraya verenin mülk sahibi olup olmamasına ve tarafların talep ettiği güvencelere göre değişebilir. Her kiralamada aşağıdaki 10 belgenin tamamının sunulması zorunlu değildir. Ancak kimlik bilgileri, mülkiyet veya yetki kontrolü ve yazılı kira sözleşmesi temel belge grubunu oluşturur.
Şirket adına yapılan kiralamalarda imza sirküleri, Ticaret Sicili Gazetesi, vergi bilgileri ve faaliyet belgesi gibi kurumsal evraklar da dosyaya eklenebilir. Kiraya veren ise tapu kayıt örneği veya kiralama yetkisini gösteren belgeyi sunmalıdır. Taraflardan biri vekil aracılığıyla işlem yapıyorsa vekaletnamenin kapsamı ayrıca kontrol edilmelidir.
İşyeri açma ve çalışma ruhsatı başvurusu ise dükkan kiralama işleminden farklı bir aşamadır. Resmî ruhsat başvuru formunda kiracıdan kira sözleşmesi, malikten ise tapu bilgisi istenir; aynı formda vergi, ticaret sicili, esnaf sicili, kat mülkiyeti izni ve itfaiye raporu gibi faaliyete göre değişebilen bilgiler de yer alır.
Dükkan kiralama dosyasında bulunması gereken 10 temel belge şu şekilde sıralanabilir:
- Tarafların kimlik belgeleri
- Tapu kayıt örneği veya mülkiyet belgesi
- Yazılı dükkan kira sözleşmesi
- Vekaletname veya yetki belgesi
- İmza sirküleri veya imza beyannamesi
- Ticaret Sicili Gazetesi veya şirket kayıt bilgileri
- Vergi levhası veya vergi kimlik numarası
- Faaliyet belgesi veya oda kayıt belgesi
- Mali yeterlilik, kefil veya teminat belgeleri
- Depozito makbuzu ve teslim-tespit tutanağı
1. Tarafların Kimlik Belgeleri
Dükkan kiralama işleminde öncelikle kiraya verenin ve kiracının kimliği doğrulanmalıdır. Taraflar gerçek kişi ise geçerli T.C. kimlik kartı, yabancı uyruklu kişilerde ise pasaport veya geçerli yabancı kimlik belgesi kullanılabilir. Kimlikteki ad, soyad ve kimlik numarası kira sözleşmesine eksiksiz şekilde yazılmalıdır.
Kiracı veya kiraya veren bir şirketse yalnızca şirket unvanının yazılması yeterli değildir. Sözleşmeyi şirket adına imzalayacak kişinin kimliği de belirlenmeli ve bu kişinin şirketi temsil etmeye yetkili olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Kimlik bilgilerinin sözleşmedeki diğer belgelerle uyumlu olması önemlidir. Tapu malikinin adı, vekaletnamedeki yetki sahibi ve sözleşmeyi imzalayan kişi farklıysa bu ilişkinin ayrıca açıklanması gerekir. Böylece sözleşmenin kimler arasında kurulduğu konusunda sonradan ortaya çıkabilecek belirsizlikler azaltılabilir.
2. Tapu Kayıt Örneği veya Mülkiyet Belgesi
Tapu kayıt örneği, dükkanı kiraya veren kişinin gerçekten malik olup olmadığını kontrol etmek amacıyla incelenir. Belgede taşınmazın adresi, ada-parsel bilgileri, bağımsız bölüm numarası, niteliği ve malik bilgileri sözleşmedeki bilgilerle karşılaştırılmalıdır.
Tapunun yalnızca eski bir fotokopisinin görülmesi yeterli olmayabilir. Kiraya veren, e-Devlet üzerinden Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Tapu Bilgileri Sorgulama hizmetine giriş yaparak güncel taşınmaz bilgilerini görüntüleyebilir.
Dükkan hisseli mülkiyete konuysa kiralama işleminin kim tarafından ve hangi yetkiye dayanılarak yapıldığı açıklığa kavuşturulmalıdır. Taşınmaz bir şirkete aitse şirketi temsil eden kişinin yetkisi de şirket belgeleri üzerinden kontrol edilmelidir. Tapu kontrolü, özellikle yüksek depozito veya uzun süreli kira sözleşmesi imzalanacak işlemlerde daha büyük önem taşır.
3. Yazılı Dükkan Kira Sözleşmesi
Dükkan kira sözleşmesi, tarafların üzerinde anlaştığı koşulları yazılı hâle getiren temel belgedir. Sözleşmede tarafların bilgileri, dükkanın açık adresi, bağımsız bölüm numarası, kira süresi, kira bedeli, ödeme tarihi ve ödeme yöntemi açıkça belirtilmelidir.
Bununla birlikte sözleşmede yalnızca kira bedeline yer verilmesi yeterli değildir. Kira artış yöntemi, depozito, ortak giderler, aidat, vergi ve yan masraflar, bakım-onarım sorumluluğu, tabela kullanımı, tadilat izni ve kiralananın hangi faaliyet için kullanılacağı da düzenlenmelidir.
Örneğin dükkan restoran olarak kullanılacaksa bu kullanım amacı sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Kiracının başka bir faaliyet yürütmek istemesi hâlinde kiraya verenin yazılı izninin gerekip gerekmediği de belirlenebilir. Böylece dükkanın kullanım şekli konusunda taraflar arasında sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkların önüne geçilebilir.
4. Vekaletname veya Yetki Belgesi
Kiraya verenin sözleşme imzalama sürecine şahsen katılmaması durumunda vekaletname veya kiralama yetki belgesi talep edilmelidir. Vekaletnamede vekilin ilgili taşınmazı kiraya verme, sözleşme imzalama ve gerekiyorsa depozito veya kira bedeli tahsil etme yetkisinin bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.
Emlak danışmanının dükkanı pazarlaması, tek başına mülk sahibi adına kira sözleşmesi imzalayabileceği anlamına gelmez. Danışmanın sözleşmeye taraf veya imzacı olabilmesi için bu işlemi kapsayan açık bir yetkisinin bulunması gerekir.
Benzer şekilde aile üyesi, apartman yöneticisi, şirket çalışanı veya başka bir üçüncü kişi adına işlem yapan kişilerden de yetki belgesi istenmelidir. Yetkinin kapsamı belirsizse kira ve depozito ödemeleri, malik veya açıkça yetkilendirilmiş kişi doğrulanmadan yapılmamalıdır.
5. İmza Sirküleri veya İmza Beyannamesi
Kiracı ya da kiraya veren taraflardan biri şirketse imza sirküleri veya güncel temsil belgesi talep edilebilir. Bu belge, sözleşmeyi imzalayan kişinin şirketi temsil etmeye yetkili olup olmadığının ve yetkisinin tek başına mı yoksa müşterek imza ile mi kullanılacağının kontrol edilmesine yardımcı olur.
Şirketin iki yetkilinin birlikte imzasıyla temsil edildiği durumlarda sözleşmenin yalnızca bir yetkili tarafından imzalanması yeterli olmayabilir. Bu nedenle imza düzeni, temsil süresi ve varsa işlem sınırları belge üzerinden incelenmelidir.
Ticaret Bakanlığının e-Devlet üzerinden sunduğu MERSİS hizmeti, şirket sahibi, ortağı veya yetkilisinin kayıtlı işletme ve şirket bilgilerine erişebilmesini sağlar. Bu bilgiler, sunulan imza ve temsil belgeleriyle birlikte değerlendirilebilir.
6. Ticaret Sicili Gazetesi veya Şirket Kayıt Belgeleri
Şirket adına dükkan kiralama işlemlerinde Ticaret Sicili Gazetesi, şirketin kuruluşunu, unvanını, merkez adresini ve temsil yapısını gösteren belgelerden biridir. Hem kiracı şirketten hem de mülk sahibi şirketten bu belge talep edilebilir.
Ancak yalnızca şirketin kuruluşuna ait eski bir gazete nüshasının incelenmesi yeterli olmayabilir. Şirketin unvanı, ortaklık yapısı veya temsil yetkilileri zaman içinde değişmiş olabilir. Bu nedenle son değişiklikleri gösteren ticaret sicili ilanları ve güncel MERSİS kayıtları da kontrol edilmelidir.
Kira sözleşmesinde şirketin tam ticaret unvanı kullanılmalı; vergi numarası, MERSİS numarası, merkez adresi ve sözleşmeyi imzalayan yetkilinin adı ayrıca yazılmalıdır. Şirket unvanının eksik veya ticari markayla karıştırılarak yazılması, sözleşmenin tarafının belirlenmesini zorlaştırabilir.
7. Vergi Levhası veya Vergi Kimlik Numarası
Vergi levhası, özellikle mevcut bir işletme veya şirket adına yapılan dükkan kiralamalarında talep edilebilen belgeler arasındadır. Belge üzerinden işletmenin unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası kontrol edilebilir.
Yeni kurulacak bir işletmede vergi levhası, kira sözleşmesinin imzalandığı tarihte henüz oluşmamış olabilir. Böyle bir durumda gerçek kişinin T.C. kimlik numarası, şirketin vergi kimlik numarası veya kuruluş belgeleri sözleşmeye yazılabilir. Vergi mükellefiyeti başladıktan sonra güncel belgeler dosyaya eklenebilir.
İşyeri açma ruhsatına ilişkin resmî başvuru formunda da kayıtlı olunan vergi dairesi ve vergi numarası için ayrı alan bulunmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığının Dijital Vergi Dairesi üzerinden çeşitli kurum belgelerinin doğrulanmasına yönelik hizmetler de sunulmaktadır.
8. Faaliyet Belgesi veya Oda Kayıt Belgesi
Faaliyet belgesi, şirketin veya ticari işletmenin güncel olarak faaliyet gösterdiğini ve bağlı bulunduğu oda kaydını göstermek amacıyla kullanılabilir. Kiraya veren, özellikle kurumsal kiralamalarda şirketin mevcut durumunu kontrol etmek için güncel bir faaliyet belgesi talep edebilir.
Kiracı esnaf statüsündeyse esnaf ve sanatkârlar odası kayıt bilgileri; tacir statüsündeyse ticaret odası ve ticaret sicili bilgileri önem kazanabilir. Ruhsat başvuru formunda da ticaret siciline veya esnaf siciline kayıtlı işletmeler için ilgili sicil numaralarının bildirilmesi öngörülmektedir.
Faaliyet belgesindeki iş konusu, dükkanın sözleşmede belirtilen kullanım amacıyla karşılaştırılmalıdır. Belgedeki faaliyet alanı ile dükkanın fiilen kullanılacağı iş arasında farklılık varsa vergi, oda ve ruhsat kayıtlarında ayrıca değişiklik yapılması gerekebilir.
9. Mali Yeterlilik, Kefil veya Teminat Belgeleri
Kiraya veren, kiracının kira ödemelerini düzenli şekilde karşılayabileceğini değerlendirmek amacıyla ek belgeler talep edebilir. Bu belgeler arasında gelir belgesi, bilanço, banka referans mektubu, önceki kiraya verenden alınan referans, kefil bilgileri veya banka teminat mektubu bulunabilir.
Bu belgeler her dükkan kiralamasında zorunlu değildir. Talep edilecek güvence; kira bedeline, sözleşme süresine, yapılacak tadilatın büyüklüğüne ve kiracının gerçek kişi veya şirket olmasına göre belirlenebilir.
Kefil veya başka bir teminat kullanılacaksa güvence koşulları yalnızca sözlü bırakılmamalıdır. Teminatın kapsamı, hangi borçları karşıladığı, ne zaman sona ereceği ve hangi durumda kullanılabileceği sözleşmede açıkça düzenlenmelidir. Tarafların gereğinden fazla kişisel veya ticari veri paylaşmaması da önemlidir.
10. Depozito Makbuzu ve Teslim-Tespit Tutanağı
Depozito makbuzu, kiracının ödediği güvence bedelinin miktarını, ödeme tarihini ve ödemenin hangi sözleşmeye ilişkin olduğunu gösterir. Depozito banka yoluyla gönderiliyorsa açıklama bölümüne dükkanın adresi ve ödemenin amacı yazılmalıdır.
Teslim-tespit tutanağında ise dükkanın teslim edildiği tarih, teslim edilen anahtar sayısı, sayaç değerleri, mevcut demirbaşlar ve taşınmazdaki hasarlar belirtilmelidir. Duvar, zemin, vitrin, elektrik tesisatı, su tesisatı ve diğer önemli alanların fotoğraflanması da tarafların teslim anındaki durumu belgelemesine yardımcı olur.
Tadilat yapılacaksa hangi işlerin kiracı tarafından gerçekleştirileceği ve sözleşme sonunda bu değişikliklerin sökülüp sökülmeyeceği de tutanağa eklenebilir. Böylece sözleşme sona erdiğinde depozito kesintileri ve dükkanın eski hâline getirilmesi konusunda ortaya çıkabilecek uyuşmazlıklar azaltılabilir.
Dükkan Kiralama Belgeleri ile İşyeri Açma Ruhsatı Belgeleri Aynı mı?
Dükkan kiralamak ile dükkan içerisinde yasal olarak faaliyet göstermeye başlamak aynı işlem değildir. Kira sözleşmesinin imzalanmış olması, planlanan iş için otomatik olarak işyeri açma ve çalışma ruhsatı alınabileceği anlamına gelmez.
İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik kapsamında taşınmazın niteliğine ve faaliyet türüne göre farklı şartlar aranabilir. Tapuda mesken olarak kayıtlı bazı bağımsız bölümlerde belirli işlerin yapılabilmesi için kat maliklerinin kararı gerekebilir. Özel yapı niteliği gerektiren işyerlerinde yapı kullanma izin belgesi; bazı işyerlerinde ise itfaiye raporu ve faaliyete özel izinler aranabilir.
Bu nedenle restoran, kafe, fırın, güzellik salonu, imalathane, eğlence yeri veya benzeri özel faaliyetler için dükkan kiralanmadan önce ilgili belediyenin ruhsat biriminden bilgi alınmalıdır. Yönetmelikte Aralık 2025’te de değişiklik yayımlandığından yalnızca eski belge listelerine güvenilmemeli, yetkili belediyenin güncel başvuru koşulları kontrol edilmelidir.
Dükkan Kiralama Belgeleri Hangi Sırayla Hazırlanmalıdır?
Dükkan kiralama sürecinde belgelerin belirli bir sırayla kontrol edilmesi, ödeme yapıldıktan sonra ortaya çıkabilecek sorunların azaltılmasını sağlar.
- Depozito ödenmeden önce: Malik bilgisi, tapu niteliği, kiralama yetkisi ve planlanan faaliyetin ruhsat uygunluğu kontrol edilmelidir.
- Sözleşme imzalanmadan önce: Tarafların kimlikleri, şirket kayıtları, imza yetkileri ve vekaletnameler karşılaştırılmalıdır.
- Sözleşme imzalanırken: Kira bedeli, süre, artış yöntemi, depozito, giderler, tadilat ve kullanım amacı yazılı hâle getirilmelidir.
- Dükkan teslim edilirken: Ödeme belgeleri hazırlanmalı, anahtar teslimi yapılmalı ve taşınmazın mevcut durumu tutanakla kayıt altına alınmalıdır.
- Kiralamadan sonra: Vergi mükellefiyeti, belediye ruhsatı, oda kayıtları ve gerekli abonelik işlemleri tamamlanmalıdır.
Dükkan Kiralamak İçin Hangi Belgeler Mutlaka Kontrol Edilmelidir?
Dükkan kiralama dosyasındaki belgeler, tarafların durumuna göre farklılık gösterebilir. Gerçek kişiler arasında yapılan basit bir kiralamada kimlik belgeleri, tapu veya yetki kontrolü, yazılı kira sözleşmesi, ödeme belgesi ve teslim tutanağı temel dosyayı oluşturabilir.
Kiracının veya kiraya verenin şirket olması durumunda bu dosyaya imza sirküleri, güncel temsil belgesi, Ticaret Sicili Gazetesi, vergi bilgileri ve faaliyet belgesi eklenmelidir. Vekil aracılığıyla gerçekleştirilen işlemlerde ise vekaletnamenin ilgili taşınmazı kiralama yetkisini açıkça kapsaması önemlidir.
Bununla birlikte belgelerin eksiksiz olması, dükkanın her faaliyet için uygun olduğu anlamına gelmez. Kiracı, geri alınması zor bir ödeme yapmadan veya yüksek maliyetli bir tadilata başlamadan önce taşınmazın tapu niteliğini, yönetim planını, imar durumunu ve belediye ruhsat koşullarını kontrol etmelidir. Böylece kira ilişkisi, tarafların yetkileri ve dükkanın kullanım amacı baştan itibaren daha açık bir zeminde sürdürülebilir.