Ertuğrul Aylan

Şirket adına ofis kiralarken imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, vergi levhası ve temsilcinin kimliği istenir. Yetkili kişinin sözleşmeyi şirket adına imzalayabildiğini gösteren bu belgeler olmadan sözleşme geçersiz sayılma riski taşır.

Şirket yetkilisi olarak hangi belgeyi nereden alacağınızı ve neden istendiğini aşağıda açıklıyoruz.

Şirket Adına Kirada Neden Ek Belge İstenir?

Bir şirket, ancak yetkili temsilcisi aracılığıyla sözleşme imzalayabilir. Mal sahibi, karşısındaki kişinin şirketi gerçekten bağlayıp bağlamadığını görmek ister. Bu yüzden kimlik yerine şirketin resmî evrakları öne çıkar.

Zorunlu Tüzel Kişi Belgeleri Nelerdir?

• İmza sirküleri: sözleşmeyi imzalayan kişinin yetkisini gösterir, noterden alınır
• Ticaret sicil gazetesi veya faaliyet belgesi: şirketin varlığını ve adresini kanıtlar
• Vergi levhası: şirketin vergi kimlik numarasını ve faaliyet konusunu gösterir
• Temsilcinin kimlik fotokopisi

İmza Sirküleri Yerine Vekâletname Kullanılabilir mi?

Sözleşmeyi şirket müdürü veya yönetim kurulu üyesi değil, dışarıdan biri (örneğin bir çalışan) imzalayacaksa, imza sirküleri yerine veya ona ek olarak noter onaylı bir vekâletname istenir. Vekâletnamede kira sözleşmesi imzalama yetkisinin açıkça yazılı olması gerekir.

Yönetim Kurulu Kararı Ne Zaman Gerekir?

Anonim şirketlerde ve bazı limited şirketlerde esas sözleşme, önemli tutardaki kira taahhütleri için yönetim kurulu veya ortaklar kurulu kararı arayabilir. Mal sahibi büyük ölçekli veya uzun vadeli sözleşmelerde bu kararı sözleşme ekinde görmek isteyebilir.

Yeni Kurulmuş Şirketlerde Belge Eksikse Ne Yapılır?

Ticaret sicil gazetesi henüz yayımlanmamışsa, sicil müdürlüğünden alınan tescil yazısı veya MERSİS kayıt belgesi geçici olarak kullanılabilir. Vergi levhası da e-Devlet üzerinden vergi dairesi kaydı tamamlanır tamamlanmaz alınabilir.

Sözleşme İmzalanırken Ayrıca Hazırlanacak Belgeler

• Kira sözleşmesi (şirket unvanı ve vergi numarasıyla)
• Teslim tutanağı ve demirbaş listesi
• Sayaç endeks fotoğrafları
• Varsa bina yönetiminin onay yazısı

Sık Yapılan Hatalar

• İmza sirküleri güncelliğini kontrol etmeden imza atmak (yetkili değişmiş olabilir)
• Vekâletnamede kira yetkisinin açıkça belirtilmediğini fark etmemek
• Sözleşmeyi şirket unvanı yerine şahıs adına yazmak
• Vergi levhasının güncel yıla ait olup olmadığını kontrol etmemek